Il Pre-progetto, il Progetto ed il Post-progetto…

pingu1In tutte le aziende “si opera”, cioè si portano avanti progetti (…siccome “lavorare su un progetto” fa figo, in azienda qualsiasi cosa è un progetto, anche una pila di pratiche da evadere…).

In poche aziende “si pianifica” (decentemente) ciò che si andrà a fare.

Ma quello che mi lascia sempre super-perplesso è…

…che praticamente in (quasi) nessuna azienda si confrontano i risultati di quanto fatto con quanto preventivato.

Perché sono super-perplesso ? Perché da almeno un secolo la valutazione del Pre e del Post è consuetudine in ambito amministrativo/finanziario: si chiama confronto tra Preventivo (Budget) e Consuntivo (Bilancio e foglietti annessi e connessi).

Mio umile suggerimento: se la vostra religione non ve lo impedisce e se il vostro dottore non ve lo ha esplicitamente proibito, investite una modica quantità di tempo e sudore per fare regolarmente i famigerati meeting di Pre-progetto e di Post-progetto, proprio per confrontare il Pre con il Post.

Scoprirete cose incredibili…!

Il “Pre-progetto”

Nel Pre-progetto ci si domanda: “Qual è il risultato atteso ?” – rispondere esaustivamente e con precisione a questa domanda è lo scopo di questo meeting (occhio, è più facile a dirsi che a farsi).

All’incontro partecipano tutte le persone che potenzialmente possono avere voce in capitolo, per esempio coloro i quali in passato hanno avuto a che fare con progetti simili, hanno lavorato con lo stesso cliente o con clienti analoghi, ecc.

L’incontro si conclude con una traccia dei risultati attesi, scritta a lettere di fuoco sul muro della sala riunioni.

Il “Post-progetto”

Concluso il progetto, senza aspettare troppo tempo, si effettua la riunione Post-progetto.

Meglio battere il ferro finché è caldo, no ?

L’interrogativo a cui rispondere in questo meeting è tanto banale quanto significativo, cioé: “Come pensate sia andata ? Ovvero, quali sono i risultati ?”.

Siccome vi possono essere opinioni diverse ed interpretazioni differenti, scopo dell’incontro è “de-banalizzare” la domanda di cui sopra – in pratica trovare un accordo su quanto avvenuto realmente.

Si dovrà assolutamente utilizzare la traccia scritta dei risultati attesi, compilata nell’incontro Pre-progetto, proprio per ragionare sul consuntivo ed effettuare tutti i dovuti confronti.

Nel caso i risultati attesi non siano stati raggiunti (…solo nel mondo dei Puffi vengono sempre raggiunti al 100%…), è necessario capire cosa è andato storto, i motivi (IMPORTANTISSIMI !!!!) e determinare cosa fare per evitare che in futuro le stesse problematiche si ripetano.

Anche di questo, del confronto fra Pre e Post, è obbligatorio lasciare traccia scritta.

Propostona: facciamo in modo che le tracce scritte dei risultati attesi e del confronto entrino a far parte delle informazioni relative al cliente, magari con i nomi delle persone che hanno direttamente contribuito – non male come idea, vero ?

Cosa ne pensate ?

Andy Cavallini (andy.cavallini@tin.it)

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6 risposte a “Il Pre-progetto, il Progetto ed il Post-progetto…

  1. Il vero problema è che con i budget risicati spesso il tempo di un meeting pre e un meeting post dimezzano il margine o addirittura se lo mangiano tutto

  2. Vero, ma solo se si è saturi al 100%…

  3. Antonio Forcolin

    Budget risicati, poco tempo…
    tutte scuse! hai perfettamente ragione!
    Ho vissuto per anni vedendo fare promozioni… senza pre-definire gli obiettivi che si volevano raggiungere, definendone la logica e soprattutto, ignorando nel modo più assoluto la fase di valutazione dei risultati.
    Risultato: reiterazioni di Promozioni inutili e… ricerca di colpevoli.
    Tra quelle che ho conosciuto, solo una lo faceva in modo sistematico…la teutonica Henkel, incrociata nel mio periodo di lavoro in Vidal quando la teutonica la aveva acquisita.

  4. …è un approccio un po’ italiano, in cui si ha paura di valutare i risultati perchè…
    …perchè potrebbero mettere in cattiva luce la persona sbagliata…
    [perdonate il cinismo]

    AC

  5. Reblogged this on La Ricerca Sociale and commented:
    Segnalo questo post perchè mi sembra un’interessante riflessione sul significato dato alla valutazione di un progetto in termini meno scientifici e più pratici, ma di cui bisogna tenere conto!!!

  6. Pingback: “Meeting delle Idee” & “Meeting of ideas”… | Meeting delle Idee

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