Il papà di tutte le perdite di tempo in azienda (cioè il “Context-switch”…!)

Eccovi un ricordo di qualche anno fa, relativo ad un’azienda che non esiste più…   …ogni riferimento a fatti o persone è assolutamente voluto, in quanto didattico.

Riunione fissata nel mio Calendar dal capo per le 16:00; siccome sono le 16:00 e non cerco rogna, raggiungo puntualmente l’ufficio dov’è prevista la riunione; ci trovo solo uno dei partecipanti previsti…

…non per altro, è lì solo perché quello è il suo ufficio…

“…e la nostra riunione ?”, domando io sgranando due occhi da Bambi aziendale

Senza alzare lo sguardo dal PC, il giovane collega risponde: “Boh…!”, seguito da un tediato silenzio.

“Sai dov’è il capo ?” (colui il quale ha indetto la riunione, no ?)

“E’ di là, impegnato in un’altra riunione… …e comunque Tizio oggi non c’è, Caio arriverà probabilmente più tardi e Sempronio forse non partecipa.” (Tizio, Caio e Sempronio sono nella lista degli invitati, sempre stando a santo Calendar).

Siccome non vengono aggiunte ulteriori utili ed incoraggianti informazioni, e siccome la l’espressione del collega non stimola ulteriori simpatici ed eleganti scambi, decido di muovermi: vado “di là”, e vedo il mio capo tutto intento a prendere appunti in un’altra riunione – sarà la proiezione dei ricavi aziendali per il prossimo lustro, o la lista della spesa per la prossima settimana ? Ai posteri l’ardua sentenza – fermo restando che le due cose per lui sono comunque strettamente collegate.

Torno dal mio collega di cui sopra: “Senti, qui non succede nulla, inutile che aspetto qui, torno nel mio ufficio a finire un lavoro…”

Lui mi degna della stessa attenzione che dedica quotidianamente ai granchi gialli del Madagascar, sottintendendo un: “…fai quello che vuoi…”.

Torno nel mio ufficio, sblocco il PC, cerco di riprendere il mio lavoro produttivo…

Tempo netto perso: 10 minuti – tempo necessario per fare quanto descritto sopra; tempo lordo perso25 minuti – questo tempo comprende anche il context-switch, cioé il tempo che impiego per chiudere un’attività e per riaprirla in modo ‘produttivo’ dopo un’interruzione – per me è di circa 15 minuti, ed aumenta con l’aumentare della complessità dell’attività.

A causa del context-switch devo infatti riprendere la concentrazione, fare mente locale per ricordarmi ciò che avevo in sospeso, resettare gli strumenti necessari all’attività (…apro Word, sistemo Excel nella parte bassa dello schermo, ecc.), recuperare i documenti necessari (cerco ed apro la versione corretta del documento su cui stavo lavorando – se sbaglio versione potrebbe accadere un disastro di apocalittiche proporzioni e causare potenzialmente la fine della vita sul pianeta !), annessi e connessi (dov’è-pisello-è il Post-it su cui ho scritto la password per aprire il file XLS ??).

Vi rendete conto di quanti context-switch subiamo ogni giorno ? Di questi, quanti sono inutili e stupidi come quello di cui sopra ? Comprendete quanto si potrebbe lavorare meglio riducendo radicalmente i context-switch superflui ?

Non è così difficile, basta un po’ di buonsenso, di rispetto per le persone e di capacità organizzativa: costa pochissimo e rende tantissimo !

Avete qualche suggerimento circa come minimizzare i context-switch inutili ? Grazie in anticipo per i vostri suggerimenti !

Andy Cavallini (andy.cavallini@tin.it

Una risposta a “Il papà di tutte le perdite di tempo in azienda (cioè il “Context-switch”…!)

  1. Lara Zandonella P.

    Hai centrato il punto, basterebbe solo un pò di rispetto ed avvisare per tempo di eventuali ritardi o incontri annullati. Buona pratica dovrebbe diventare anche informare in caso di improvvise assenze dal ufficio, quindi declinare le riunioni con una motivazione…cosa non molto diffusa. Credo anche che alla base di tutto sia anche la “riunionite” malattia cronica che colpisce pesantemente: incontri lunghi, inutili, inconcludenti. Le riunioni in sé hanno perso di vista i veri obiettivi: incontrarsi per risolvere un problema, proporre un progetto ed uscire con una soluzione o con un piano di lavoro. Spesso invece si esce esausti senza avere concluso nulla di concreto. E forse questo ha contribuito a rendere le riunioni degli intervalli di cui è facile dimenticarsi.

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