Dalle ceneri dell’Azienda Funzionale, nasce l’Azienda per Processi…

Dicevamo in un precedente Post: “La struttura organizzativa dell’Azienda Funzionale con tutte le sue criticità è un’invenzione dell’Uomo, tanto quanto lo è il Compact disc. Con l’andare del tempo la maggior parte delle invenzioni perde la propria utilità, perché cambiano i requisiti, le esigenze e si trovano soluzioni migliori”

Come possiamo modificare questa struttura organizzativa ? Come riusciamo a svecchiarla, per dare impulso all’Azienda, affinché guadagni un vantaggio competitivo, e contestualmente valorizzi il talento di chi vi lavora, invece di ostacolarlo ?

La nuova struttura organizzativa aziendale che supera quella attuale è….

La nuova struttura organizzativa, che chiamiamo “per Processi”, costituisce una valida evoluzione dell’Azienda Funzionale.

Partiamo dal concetto di “Processo di Business”, termine molto in voga da parecchio tempo, ma spesso non compreso fino in fondo.

Per non lasciare nulla al caso, utilizziamo come esempio il Processo Gestione dell’Ordine Cliente.

Come tutti i processi, anche questo ha un inizio e una fine: esso parte quando un Cliente invia all’Azienda un Ordine di Acquisto e si conclude quando il Cliente, dopo aver ricevuto la merce ordinata, salda la fattura.

Tutto quello che sta in mezzo, le Attività che costituiscono il processo, è strumentale ad ottenere l’output (il saldo fattura) a partire dall’input (l’Ordine di Acquisto).

Ecco (…semplificando…) le Attività:

  • accettazione ordine dal Cliente
  • produzione, cioè realizzazione del prodotto (ipotizziamo che l’Azienda produca su commessa, MTO – Make-to-Order)
  • consegna al Cliente
  • emissione della fattura
  • gestione dei crediti commerciali ed incasso

Altri esempi di Processi di Business (più o meno “collaterali”) possono essere:

  • il Processo Post-vendita, il cui scopo è gestire manutenzione, aggiornamento, riparazione, ecc. dei prodotti che l’Azienda commercializza
  • il Processo Nascita di un nuovo prodotto, il cui scopo penso sia sufficientemente chiaro…

I processi possono essere continui nel tempo (come la Gestione Ordine Cliente ed il Post-vendita) o periodici/una-tantum (come la Nascita di un nuovo prodotto).

I processi possono influenzare direttamente i risultati economici/finanziari aziendali (impattando direttamente il Profitti e Perditi e/o lo Stato Patrimoniale) o possono essere solo di supporto per altri processi.

Ci sono Aziende – relativamente semplici – caratterizzate da poche decine di Processi, e Aziende – piuttosto complesse – che ne comprendono a centinaia.

I Processi di Business si mappano male su una tradizionale organizzazione per Funzioni in quanto essi sono trasversali rispetto alle Funzioni; in altre parole, le singole attività che compongono un Processo coinvolgono usualmente persone appartenenti a Funzioni diverse (che quindi, come descritto precedentemente in questo blog (https://meetingdelleidee.wordpress.com), potenzialmente sono in conflitto fra loro, fanno fatica a comunicare e quindi collaborano con difficoltà.

Nel caso del Processo Gestione dell’Ordine Cliente, avremo:

  • accettazione ordine del Cliente à persona appartenente alla Funzione Vendite
  • produzione à persona appartenente alla Funzione Produzione
  • consegna al Cliente à persona appartenente alla Funzione Logistica
  • emissione fattura à persona appartenente alla Funzione Amministrazione/Finanza
  • gestione dei crediti commerciali ed incasso à idem come sopra

Riassumendo: un processo, composto da cinque attività, portate avanti da membri di quattro Funzioni diverse.

A questo punto, come riusciamo ad implementare l’approccio per Processi nel caso appena illustrato ?

In un’Azienda strutturata per Processi, il Processo Gestione dell’Ordine Cliente sarà affidato ad un responsabile che avrà il (…non facile…) compito di coordinare persone appartenenti a quattro Funzioni aziendali diverse (Vendite, Logistica, Produzione, Amministrazione/Finanza): otteniamo così un gruppo di lavoro “trasversale” (Cross-functional ).

Siccome i processi sono tanti e un dipendente tipicamente svolge attività che fanno parte contestualmente di Processi diversi, egli potrà allora appartenere contemporaneamente a team Cross-functional diversi.

In altre parole, chi lavora secondo questa logica può ricoprire un ruolo in un processo e un altro ruolo in un altro processo – magari uno alla mattina, e l’altro al pomeriggio; oppure uno periodico e uno una-tantum.

Per assurdo, la persona X potrà essere contemporaneamente responsabile di un determinato team Cross-functional e come tale coordinare la persona Y, ed appartenere ad un altro team Cross-functional il cui responsabile è proprio la persona Y.

Pensate alla forma che può assumere un tradizionale organigramma…

[Nota: ma quanto è inadeguato l’Organigramma come strumento di gestione aziendale ?!]

La complessità organizzativa dovuta al fatto che una persona può ricoprire una molteplicità di ruoli costituisce probabilmente l’aspetto più critico dell’Azienda strutturata per Processi.

I benefici invece sono numerosi e significativi.

Per prima cosa il Comando&Controllo ed il processo Decisionale diventano più precisi e focalizzati perché vanno a legarsi al flusso di attività che compongono ciascun processo (e quindi all’operatività), e non più alle Funzioni (cioè alle specializzazioni, gli insiemi di persone che svolgono la stessa attività). Si passa così dall’ottimizzazione locale delle Funzioni (focalizzate sull’attività e come tali specializzate), all’ottimizzazione globale del processo (focalizzato sul risultato atteso a livello di intera Azienda).

Come se non bastasse, l’organizzazione per Processi con i suoi team Cross-functional rende più chiare le relazioni/interdipendenze fra mestieri diversi e contribuisce a migliorare radicalmente la comunicazione, diventando più diretta e tempestiva – conseguentemente la collaborazione diventa la regola e non più l’eccezione.

L’approccio per Processi implica la scomparsa delle Funzioni ?

Lo vedremo nel prossimo Post, che tirerà un po’ le somme di tutta questa chiacchierata.

Andy Cavallini (andy.cavallini@tin.it)

Una risposta a “Dalle ceneri dell’Azienda Funzionale, nasce l’Azienda per Processi…

  1. Francesco M. has just left a comment on your network update:

    “Ciao Andy, il concetto mi piace e trovo che possa essere anche produttivo. Dal mio punto di vista non potrà essere applicato in tutte le realtà anche perchè lo trovo strettamente legato alle caratteristiche delle risorse umane che compongono l’azienda. A tal proposito ti segnalo un punto di attenzione: la gestione delle risorse in tema di pianificazione delle attività e delle ferie, ad esempio.”

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